У вашій роботі може виникнути необхідність перемістити дані з одного комп’ютера на інший, або перенести інформацію при повторному встановленні програми (наприклад,  при заміні операційної системи). 

В таких випадках головна задача – зберегти важливі дані для роботи вашого підприємства. І це не тільки база даних зі створеними звітами, але й дані налаштування програми та доступу користувачів, а також ключі ЕП (ЕЦП).

Зауважимо, що всі ваші дані зберігаються лише у вас. Місце зберігання ви обираєте самостійно, наприклад локально на вашому комп’ютері, флеш-носії, або на будь-яких інших дисках та носіях.

Для вашої зручності створено опис різновидів резервного копіювання даних в програмі M.E.Doc та роботи з ними:

1. Резервне копіювання.

Призначення.

Для резервного копіювання даних вашої організації та її документів, що містяться у базі програми.

Може використовуватися:

• для відновлення даних у випадку їх втрати.
• у разі пошкодження техніки, на якій користувалися програмою.
• для перенесення програми на інший комп’ютер.
• для збереження на зовнішньому носії.

Для кого корисно.

Всім користувачам рекомендовано регулярно робити резервне копіювання!

Цей вид копіювання за замовчуванням налаштовано в програмі автоматично при завершенні роботи з програмою. Але користувач також може самостійно запланувати її періодичне створення в зручний для нього час, за допомогою функції “Планувальник завдань”

Основні рекомендації.

Обов’язково регулярно створюйте резервні копії баз данних та зберігайте їх копії на зовнішніх носіях в безпечному місці без доступу третім особам.

Детально про резервне копіювання та роботу з нею в інструкції.

2. Архівування програми.

Призначення.

Створення архіву програми — повна копія, що містить копію бази даних програми, копію бібліотек, налаштувань, облікових записів та ролей користувачів.

Може використовуватися:

• для відновлення даних у випадку пошкодження.
• при втраті інформації на робочому комп’ютері.
• у разі необхідності перевстановлення операційної системи комп’ютера.
• для переміщення M.E.Doc на інший комп’ютер.

Для кого корисно.

Для організацій з великою кількістю облікових записів користувачів з різним рівнем доступу до функціоналу програми, оскільки у архіві зберігаються всі налаштування ролей користувачів M.E.Doc.

Основні рекомендації.

Регулярно створювати архів програми та зберігати його копію на сторонньому носії в безпечному місці без доступу третім особам.

Дані можуть бути відновлені з архіву програми в будь-який час, що дозволить швидко перемістити або відновити робоче місце користувача.

Більш детально про створення та відновлення даних з архіву в інструкції.

3. Архівування документів.

Призначення.

Переміщення первинних документів у архів, що дозволяє зменшити обсяг даних, що обробляються у програмі, та пришвидшити її роботу.

Для кого корисно.

Організаціям з великою кількістю первинних документів, які можна перемістити до архіву на довгострокове зберігання. Велика кількість таких первинних документів може викликати  уповільнення обробки даних програмою.

Основні рекомендації.

Переміщувати первинні документи до архіву можна за періодами: місяць, квартал, рік. Копії файлів архіву необхідно зберігати на змінному носії в безпечному місці без доступу третім особам.

Деталі щодо роботи з архівування первинних документів тут.

Збереження секретних ключів ЕП (ЕЦП).

Кваліфікований електронний підпис — це аналог власноручного підпису  для надання електронному документу юридичної сили.

Декількох електронних підписів у одного підписувача (власника) бути не повинно, сертифікат ЕП (ЕЦП) видається кваліфікованим надавачем особисто кожному підписувачу.

Основні рекомендації.

• Підписувач (власник) електронного підпису зобов’язаний забезпечити надійне зберігання власного ЕП (ЕЦП).
• Для того, щоб ваш електронний підпис не можливо було скопіювати сторонніми особами, використовуйте захищені носії інформації.
• При компрометації або пошкодженні необхідно обов’язково заблокувати та скасувати такі сертифікати ЕП (ЕЦП).

Звертаємо увагу, що регулярне створення резервних копій, їхнє належне зберігання разом із збереженням електронного підпису (ЕЦП) здійснюється вами та забезпечує, при необхідності, легке відновлення ваших даних.